Perguntas frequentes (FAQ)

1. O que são atos normativos?

Atos normativos são atos que estabelecem diretrizes, normas, padrões, disposições gerais e impessoais, que disciplinam matéria de competência da Administração Superior da UFSCar (Reitoria, Pró-Reitorias, Centros e Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria – UVRs) ou de seus Conselhos (Superiores Específicos, dos Centros ou das UVRs). Em seu conjunto, formam a base normativa interna ou as normas internas da Universidade.

2. Quais são os atos normativos publicados pelas autoridades da UFSCar?

O Reitor, os Pró-Reitores, os Diretores de Centro e os demais dirigentes das Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVRs) podem publicar Portarias e Instruções Normativas. A Portaria é publicada por uma ou mais autoridades singulares (Portaria Conjunta), para determinar providências de caráter administrativo, visando estabelecer normas referentes à organização e ao funcionamento dos serviços e para nortear o cumprimento de dispositivos legais e disciplinares. As Instruções Normativas, também publicadas por uma ou mais autoridades singulares (Instruções Normativas Conjuntas), são atos normativos que, sem inovar, apenas orientam a execução de leis e demais atos legais superiores.

3. Quais são os Atos normativos publicados pelos Conselhos da UFSCar?

O Conselho Universitário, os Conselhos Superiores Específicos (Conselho de Administração, Conselho de Gestão de Pessoas, Conselho de Graduação, Conselho de Pós-Graduação, Conselho de Pesquisa, Conselho de Extensão e Conselho de Assuntos Comunitários e Estudantis), os Conselhos de Centro e os Conselhos das Unidades Diretamente vinculadas à Reitoria (URVs) podem expedir atos normativos por meio da publicação de Resoluções. Caso seja entre dois conselhos, será uma Resolução Conjunta. As Resoluções são atos normativos genéricos resultantes da deliberação do plenário, que disciplinam matérias de sua competência.

4. Como conhecer a regulamentação interna da UFSCar referente aos seus Atos Normativos?

Os Atos normativos da UFSCar foram regulamentados pela Resolução CoAd nº. 59 (link externo), de 16 de dezembro de 2022, que define os tipos de atos normativos utilizados na instituição, com base no Decreto nº. 10.139 (link externo), de 28 de novembro de 2019 e pela Portaria GR nº 6.285 (link externo), de 14 de junho de 2023, que dispõe sobre as diretrizes e padrões de estrutura, redação, formatação, correção e alteração dos atos normativos da UFSCar.

5. Como conhecer o fluxo dos processos dos Atos Normativos da UFSCar?

A Comissão Permanente de Revisão dos Atos Normativos da UFSCar (CoPRAN) e o Departamento de Processos Digitais e de Governança de TIC (DePDG-TIC/SIn) elaboraram a base de conhecimento e o fluxo dos Processos SEI-UFSCar: Administração: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI (link externo) e Conselhos: Atos Normativos Internos Produzidos no SEI (link externo).

6. Como fazer e publicar um ato normativo?

Para cada Portaria, Instrução Normativa ou Resolução deve ser aberto um Processo SEI-UFSCar específico, onde também estará a documentação que motivou a origem do ato e onde serão feitas as alterações e as revogações no futuro. No processo, o usuário vai escolher o documento referente à espécie normativa, o qual já estará configurado ou formatado automaticamente pelo SEI-UFSCar, de acordo com a regulamentação interna dos atos normativos. Nesse processo SEI-UFSCar específico do ato normativo estará o link único e permanente de acesso ao documento integral. O ato normativo deverá ser assinado eletronicamente e ser publicado no Boletim de Serviço Eletrônico.

7. Uma Resolução também estará no processo SEI-UFSCar da Reunião do Conselho?

Sim, pois para cada reunião (Ordinária ou Extraordinária) do Conselho Universitário, de um Conselho Superior Específico, de um Conselho de Centro ou de um Conselho de uma Unidade Diretamente Vinculada à Reitoria (UVRs) deve ser aberto um Processo SEI-UFSCar, onde serão colocados todos os documentos atinentes a ela – ofício de convocação, pauta, ata a ser apreciada, documentos referentes à pauta, Resoluções, Atos Administrativos, ata aprovada da reunião, etc.

8. Como fazer uma Resolução Ad Referendum do Conselho?

Deve ser feita como as demais, com uma especificação: após o verbo inicial que indica a decisão, colocar a expressão Ad Referendum, devendo ser assinada pela Presidência do Conselho e publicada no Boletim de Serviço Eletrônico para imediata produção de efeito. Em próxima reunião do Conselho, ela deverá constar da pauta e ser homologada pelo plenário.

9. Como consultar os Atos Normativos da UFSCar?

De maneira geral, os atos normativos da UFSCar podem ser consultados no módulo “Publicações Oficiais” (link externo) do SEI-UFSCar. Os Atos Normativos vigentes podem ser consultados na página dos Atos Normativos da UFSCar, integrante do Portal da UFSCar.

10. Como está organizada a página dos Atos Normativos no Portal da UFSCar?

A página contém: 1) informações e documentos retrospectivos sobre o processo de revisão e consolidação dos Atos Normativos da UFSCar, realizado nos anos de 2021-2022, por Comissão e Grupo de Trabalho especialmente designados pela Reitoria, conforme disposições contidas no Decreto Federal nº. 10.139, de 28 de novembro de 2019; b) informações e documentos produzidos pela atual Comissão Permanente de Revisão de Atos Normativos da UFSCar (CoPRAN), criada pela Resolução CoAd nº. 59, de 16 de dezembro de 2022; c) módulos de consultas públicas aos atos normativos vigentes – consultas gerais e consultas específicas por eixos temáticos.

11. Podem existir Portarias e Resoluções que não sejam normativas?

Sim, as portarias e resoluções não normativas foram batizadas internamente de Atos Oficiais. No geral, essas portarias versam sobre a designação de uma pessoa para função, representação, atividade etc. ou para designação de um grupo de pessoas para composição de comissões, comissões julgadoras, comitês, grupos de trabalho, bancas examinadoras. Porém, podem versar sobre outros assuntos afetos à esfera de competência da unidade e de seu gestor. Já as Resoluções podem abarcar decisões sobre aprovação, alteração e/ou encaminhamento de propostas, calendário de reuniões, plano de providências, edital de eleições, termo de conciliação, prorrogação de prazo, renovação de credenciamento, dentre outras matérias, conforme a abrangência institucional do Conselho.

12. Os Atos Administrativos também são Atos Oficiais?

Os Atos Administrativos também integram o conjunto dos Atos Oficiais da UFSCar. Possuem caráter mais administrativo, decorrentes do próprio funcionamento do Conselho, como aprovação de afastamento do país, oficialização de representantes, constituição de comissões, câmaras assessoras, etc.

13. Como a Diretoria de Centro deverá proceder com a designação de Coordenadores de Cursos de Graduação e/ou Pós-graduação e de Chefes de Departamento, cujo mandato já tenha sido iniciado e devido a um atraso no encaminhamento do processo, a assinatura da Portaria pelo Diretor e sua publicação no D.O.U. e no Boletim de Serviço Eletrônico do SEI, tenha sido posterior à data do início do mandato?

No art. 1º. da Portaria deverá constar a designação para a função, a atribuição de Função Gratificada ou Função de Comissionada de Coordenador de Curso (FCC), o tempo do mandato e a data de início do mandato.
Não deverá constar, nessa situação de início de mandato com data retrospectiva, artigo relativo à cláusula de vigência, isto é, a partir de quando a portaria produzirá efeito (ex. – "Esta portaria entrará em vigor a partir da data de sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico"). Mesmo assim, sem essa cláusula de vigência, ela deverá ser publicada no Diário Oficial da União e no Boletim de Serviço Eletrônico, para a designação ser reconhecida no Sagui. Assim feito, o pagamento da função pela UFSCar será retroativo à data de início do mandato.

14. Que tipo de documento oficial um Programa de Pós-Graduação e sua Comissão de Pós-Graduação podem emitir para registrar e publicizar suas deliberações relativas às atividades de sua própria administração, organização e funcionamento?

Um Programa de Pós-Graduação e sua Comissão de Pós-graduação devem emitir apenas Atos Administrativos, que são os atos que podem ser publicados por todas as unidades UFSCar, incluindo Conselhos, Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVRs) e Unidades não Vinculadas à Reitoria (UnVRs), como é o caso dos Programas de Pós-Graduação, para fins de registro e publicização das atividades relativas à sua própria administração, organização e funcionamento, cuja publicização seja necessária no Boletim do SEI.
Todos os Atos Administrativos devem ser produzidos de acordo com o modelo-padrão de documento disponível no SEI-UFSCar, o nível de acesso dos documentos deve ser “público” e publicados obrigatoriamente no Boletim de Serviço Eletrônico. Para sua produção e publicação, é necessário conhecer e utilizar o fluxo do tipo de processo, que está disponível em: https://www.portalsei.ufscar.br/arquivos/base-conhecimento-administracao-atos-administrativos-produzidos-sei.pdf (link externo).
As Resoluções não devem ser utilizadas, pois são de uso exclusivo dos Conselhos Superiores da UFSCar e dos Conselhos das Unidades Diretamente Vinculadas à Reitoria (UVRs), bem como as Portarias, que são de uso exclusivo dos gestores das UVRs.

15. O que fazer com os atos normativos publicados para regulamentar as atividades no período da Pandemia de COVID-19, cujos efeitos já se exauriram no tempo?

Todos os atos normativos publicados para regulamentar as atividades durante o período da pandemia de COVID-19 devem ser expressamente revogados, mediante exame cuidadoso dos mesmos, para verificar se o efeito de todos seus dispositivos se exauriu no tempo. Com essa constatação, a unidade ou Conselho responsável poderá, em um mesmo ato normativo, revogar todos aqueles não mais aplicáveis.

16. Como proceder em situação na qual um ou poucos dispositivos de um ato normativo vigente deve(m) ser revogado(s), considerando nova legislação superior aprovada no país?

Nessa situação, de pouco impacto na estrutura de um ato normativo vigente, apenas será preciso publicar um ato normativo alterador com a revogação expressa dos dispositivos não mais válidos, colocando no preâmbulo, como “considerando” a referência à nova legislação que justifica a revogação. No ato original, agora alterado, dois procedimentos devem ser realizados:

1) colocar uma anotação ao final da redação de cada dispositivo revogado, entre parênteses. Exemplo: (Revogado pela Resolução xxxx nº xx, de xx de xxxx de xxxx);

2) proceder à retificação desse ato original alterado, de acordo com o regramento estabelecido pelo SEI-UFSCar.

17. Como fazer a alteração de um Ato Administrativo, referente à composição de uma Comissão ou Grupo de Trabalho, que teve modificação em sua composição, com exclusão ou inserção de membro?

Quando houver alteração na composição de uma Comissão ou Grupo de Trabalho, designada(o) por "Ato Oficial: Ato Administrativo", é preciso fazer um ato alterador do mesmo tipo, isto é, um "Ato Oficial: Ato Administrativo" novo, que vai alterar o anterior, onde será colocada a exclusão e/ou inclusão de membro.
É muito importante que ambos os atos estejam no mesmo processo SEI e que o ato alterador inclua referência ao ato alterado anterior como “considerando”, para que fique clara a relação entre ambos.
Esse ato alterador deve ser publicado no Boletim de Serviço Eletrônico. Não é preciso retificar o ato administrativo original, considerando que ambos integram processo SEI específico da Comissão ou Grupo de Trabalho.
Para fazer o acompanhamento de entradas e saídas de membros de um colegiado, comissão ou grupo de trabalho qualquer, o interessado poderá entrar no processo respectivo e localizar todos os atos administrativos que alteram a composição, para que tenha uma visão cronológica das alterações dos membros.
Para os casos antigos, em que os atos não foram incluídos em um único processo, pode-se adotar a prática de relacionar ou mesmo de anexar os processos contendo esses atos ao primeiro na cronologia, de modo a manter uma articulação entre eles.

18. Que procedimentos realizar, caso um ato normativo venha a ter alguns de seus dispositivos alterados?

Nessa situação, de pouco impacto na estrutura de um ato normativo vigente, apenas será preciso publicar um ato normativo alterador do mesmo tipo, com alteração da redação dos dispositivos em questão, colocando-se no preâmbulo, como “considerando”, o fundamento legal que justifica a alteração, quando couber.
É recomendável a leitura dos itens 5.2 e 5.3 do Anexo da Portaria GR nº 6.285/2023 (link externo), para verificar o regramento de como redigir a nova redação no ato alterador, de como incluí-la no ato original e de como anotar a identificação do ato alterador ao final de cada dispositivo alterado no ato original.
Por fim, o ato original, com a redação já alterada e atualizada, deverá ser republicado no Boletim de Serviço Eletrônico, por meio da opção gerar publicação relacionada e ser novamente assinado pelo Presidente do Conselho ou dirigente responsável. Como último procedimento, será preciso fazer uma retificação no ato normativo original, antigo, ainda sem as alterações, e, ao gerar a nova publicação, colocar no campo Resumo: RETIFICAÇÃO – este ato normativo foi alterado em parte pela Resolução XXXX nº. xxx, de xx de xxxx de 2024.

19. Como publicar um “Ato Normativo” no Boletim de Serviço Eletrônico em data posterior à sua vigência?

Todos os atos normativos devem ser publicados no Boletim de Serviço Eletrônico. Se for constatada a não publicação de um ato normativo quando de sua produção e vigência, por qualquer motivo, o mesmo deve ser imediatamente publicado. Nesse processo, temos duas situações:
1) se o ato normativo não possuir cláusula de vigência, é possível publicá-lo sem qualquer outra providência;
2) caso possua cláusula de vigência, relativa à entrada em vigor após sua publicação no Boletim de Serviço Eletrônico, será preciso fazer uma retificação nesta cláusula. Com essa retificação, os dois atos ficam como documentos relacionados e no momento da busca aparecem os dois documentos.
Exemplo de Retificação:
Art. x. Esta resolução entrou em vigor em __ de _______ de ____ , tendo sido publicada no Boletim de Serviço Eletrônico a posteriori.

20. No caso de um ato normativo ser revogado na íntegra e um novo ato normativo ser publicado sobre a mesma matéria, a normativa antiga, já publicada no SEI, continua sendo recuperada no momento da busca?

Em primeiro lugar, é preciso reiterar que a produção do novo ato normativo deve ocorrer no mesmo processo SEI-UFSCar do ato normativo anterior e nele colocar a revogação expressa da normativa anterior na cláusula de revogação. O novo ato normativo será da mesma espécie, terá nova numeração e nova assinatura.
Porém, os dois documentos serão distintos no SEI e, no momento de uma busca, os dois aparecerão sem estarem relacionados. Portanto, é recomendável criar uma retificação do ato antigo no SEI, usando a opção criar uma publicação relacionada e, no campo Resumo, especificar que o mesmo foi revogado e substituído, indicando o número sequencial, o ano e o número SEI do novo ato, criando um relacionamento entre o ato antigo e o novo ato. Isso evitará que o usuário utilize um ato normativo já revogado, em vez de usar o que está vigente.
Exemplo do campo Resumo:
RETIFICAÇÃO – revogado pela Resolução CoACE nº 21, de 25 de março de 2024.

Como uma cópia do ato normativo antigo é feita e fica editável para a retificação, também é possível fazer uma anotação entre parênteses ao final de sua cláusula de vigência.
Exemplo:
[...] (revogado pela Resolução CoACE nº 21, de 25 de março de 2024)

21. Como proceder, caso, se por um problema no sistema, houver duplicação dos números de diferentes atos normativos ou de diferentes atos oficiais?

A solução é fazer uma retificação do ato, usando a opção gerar publicação relacionada mantendo o mesmo exato conteúdo e adicionando ao lado do número um "-A", depois "-B" e assim sucessivamente no caso de haver mais de 2 documentos com o mesmo número. Na página oficial dos atos normativos no Portal da UFSCar o número de caracteres do campo do número do ato normativo é menor. Não cabem o hífen e a letra. A solução foi colocar no início da ementa. No SEI, o número do documento dos atos normativos pode ser alterado tanto no cabeçalho, quanto na ementa da retificação.
Exemplo de ementa de ato normativo:

Resolução ConsUni nº 21-A – Dispõe sobre a realização de estágio curricular obrigatório nos cursos de graduação da UFSCar.

No caso dos atos oficiais, não é possível alterar o número do documento, adicionando o traço e a letra no cabeçalho, pois este não é editável, mas é possível adicionar o traço com a letra na ementa dos atos oficiais.
Exemplo de ato oficial:

Resolução CoAd nº 145-B – Cria o Departamento de Gestão de Informação junto à Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Institucionais, com a sigla DeGI

22. As Unidades não diretamente vinculadas à Reitoria (UnVRs) podem utilizar documentos do tipo "Ato Normativo”, para um ato normativo antigo em PDF, cuja versão original é em papel?

Não. Apenas as Unidades Diretamente vinculadas à Reitoria (UVRs) e os Conselhos das UVRs têm acesso, para uso como documento interno do SEI, a todos os tipos de documentos relativos aos “Atos Normativos” (Ato Normativo: Portaria; Ato Normativo: Portaria Conjunta; Ato Normativo: Resolução; Ato Normativo: Resolução Conjunta; Ato Normativo: Instrução Normativa; Ato Normativo: Instrução Normativa Conjunta). Os tipos de documentos “Atos Normativos” são, portanto, documentos internos restritos às UVRs e seus Conselhos. Quando uma UnVR precisar colocar em um processo um ato normativos antigos em PDF, terão que recorrer à instância superior, UVR ou Conselho, para fazer esse procedimento. A UVR ou seu Conselho deverá atender ao fluxo dos processos SEI “Conselho: Atos Normativos Internos Não Publicados no SEI” (link externo) ou “Administração: Atos Normativos Internos Não Publicados no SEI” (link externo).